会議をまとめるのはとても大変
会議、どこの会社でもあると思います。
いろいろな会議があるかと思いますが、どんな会議が一番良かったと思いますか？
やっぱり、人から時間をいただいて問題を議論して解決するのが会議ですから、一番良いのは議題が解決することが一番の目標になるわけです。
会議は人数が多くなってくると、またさまざなタイプの方々がでてきます。
だんまりを決め込む人、ずっと話している人、中継役をする人、反対ばかりする人などなど。
だんまりを決め込む人はもう参加しているのかしていないのかわからないぐらい静かになっちゃって、メモも取らずに目をつぶって、この会議早く終わらないかなーみたいな雰囲気を醸し出してくる人もいるし、こういう人に話をふろうとしても、話を聞いていなかったりする。
もしかしたら、いいアイデアがあるかもしれないのに、話をもっとふれる環境作りをしていかないと、だんまりを決め込む人はいる意味がない。
会議のために顔を出すだけなら、その人はいらないと私夫（H）は考えています。
なら後で資料をデーターでもらうなり、決定事項を聞いて終わればよい。
会議は人が多ければ多いほどやりにくいので、いないほうが良い人もいると思います。
さて、一番やっかいなのが、ずっと話をしている人。
大きな声の意見が通ると思っているのか、ファシリテーターでもないのに、ずっと話をして勝手に話をまとめようとする方もいます。
そして、人が話しているのに途中から話をさえぎって自分の意見をいってくる。
アメリカで勉強していた過去があるのか、相手を打ち負かす話し方をするのが上手。
私夫（H）はアメリカで勉強していた過去があるのですが、議論になると相手の話を最後まで聞くという教育ではなかった。
違うと思ったら、たとえ相手が話をしていても、違うと話の途中でもすぐ反論する。
ダメだとは思わないです。その方が早く解決する問題だってありますし、問題解決がより良い方向へ向かう時だってあります。
でも、それは条件があって、その場にいる人がみんな同じタイプの人だった場合だと私夫（H）は考えています。
声が大きい人の意見が通ってしまいそうな日本の会議環境はファシリテーターがとても苦労していると思います。
話の流れの権限をファシリテーターが手綱を握りうまくコントロールできなければ、いつの間にか問題解決は声が大きい人の意見だけで通ってしまいます。
なので、私は一番声の大きい人に言いたい「あなたの意見はわかったので、しばらく黙ってて！」
もちろん、そのまま同じ言葉をいうと会議は炎上します。
皆さんもわかると思いますが、声が大きい人は反対意見がくると、その意見に反応してしまいます。
しかし、「お前、うるさいよ黙ってろ」といったら、その言葉を意見ととらえて反対してきます。
例えば、「うるさいってなんだよ」とうるさいに対して反対してきます。
そうすると会議は変な方向に向かいだします。
船の座礁みたく、もう戻れません。
なので、「〇〇さんの意見ありがとうございます。他の方の意見も聞いてみたいのですが、〇〇さんはどう思いますか？」とだんまりさんに話をふってみたり。
「〇〇さんの意見をまとめるとこういう理解をしているのですが、みなさんどうでしょうか」と意見をまとめて、周りにも共有してみるとか。
この大きな声の人だけで話をしているのは会議ではなくて、ただの個人的な意見を聞いている場になってしまって会議が全然進まない。
こういう会議はいらない。会議ではなくなっている。
最近はZOOM会議があるので、逆に人の話を聞くようになっていると思うのでZOOM会議をどんどん取り入れていければと思います。
問題はZOOM会議を反対するというか、直接集まらないと問題が解決しないと思っている人が多いことと、そういう人はZOOM会議使ったことがないのに、オンラインの会議自体を反対している人が多い。
場所の確保も必要ないし、会議のために移動の必要もないし、感染症の問題もないし、話者の話をちゃんと聞くことができるので、会議もうまくいく。声の大きな人は最悪ミュートにすればよいし。
ZOOM会議がこれから当たり前に変わっていくと良いのですが。
みなさんの会社や学校での会議はどうですか？
コメント