１人の人に業務が偏るから変になる

１人の人だけがもっている業務

もしかすると皆様の周りにはもう古くていないかもしれませんが、未だに予約を直接電話または来るまで予約を確定しない現状があります。

なぜかというと１人の人がその予約を管理しているので、他の人が触れないブラックボックス的な感じになっているからです。

なので、その方が間違えるまたは休むと長期的に予約が取れないのです。

１人の人に業務が偏りすぎていると経理でも、営業でもおかしなことになります。

例えば、経理を１人に任せていると会社のお金を横領されていたり、営業もしているのかしていないのかがわからないような形になっていたり。

小さな会社でよくあることだと思うのですが、１人に業務を任せないとやっていけないので、多少は仕方がないのかもしれませんが、それでも何とか分担してお互いがチェックしあえるような形にしていかなければいけないと考えています。

ちょうど昨日私（Ｈ）の職場でも同じようなことがありました。

予約の話になり、予約担当の方はおらず私（Ｈ）が対応。一度予約を受けたのですが、後で予約担当の方がいうには、その部屋は普段は使われていない時間を一か月に一度必ず使用する方がおられるそう。

急いで私（Ｈ）は電話を受けた方に再度電話して予約を一度受けたのだが、他の方が使用する予定があったこと。

他の部屋に移るように提案などをしたのですが、相手は面白くないご様子。

確かに気持ちはわかります。私（Ｈ）も予約をお願いして一度オッケーをいただいた後に断れたらそれは怒ります。

なので、完全に非はこちら側にあるのですが、予約担当の方しか知らない情報が共有されていないのに、予約担当がいないまたは休むという現状。

改善していかなければいけないなぁと思った時でした。

今は便利な世の中で予約システムは外注化したほうが、便利かもしれません。

そうすることで自分の業務に専念できますし、問い合わせも減ります。

システムでの予約管理にしてしまえば、予約をする方も楽ですし、年中無休で取り消しを行ったり予約を入れたりすることが可能です。

私（Ｈ）の職場も早くシステムを導入してほしいと常々感じています。